نظام الأرشيف الإلكتروني
منصة موحدة لإدارة وثائق الشركات، المراسلات، والسجلات البنكية — مع بحث ذكي وتنبيهات متعددة القنوات.
فوضى ورقية عارمة
الشركات التي تدير عدة كيانات قانونية تواجه كابوساً يومياً: وثائق مبعثرة، عقود منتهية دون تحذير، ملفات مالية مكشوفة للجميع، ولا يوجد أي سجل يوثق الإجراءات المتخذة.
غياب تام للنظام، وفوضى عارمة.
-
تشتت الوثائق ملفات موزعة على أقراص محلية وخزائن ورقية وروابط مشتركة
-
غياب تتبع تواريخ الصلاحية رخص وعقود تنتهي صلاحيتها دون أي تنبيه، مع ما يترتب على ذلك من تعرّض قانوني ومالي
-
انعدام التحكم بالصلاحيات الوثائق المالية الحساسة مرئية لكل من يملك رابط المجلد المشترك
-
انعدام ميزة البحث في المحتوى إيجاد وثيقة ممسوحة ضوئياً بالمحتوى كان مستحيلاً — فقط بالاسم
-
غياب سجل الإجراءات لا طريقة لمعرفة من رفع أو عدّل أي سجل، ولا متى
«السيطرة التامة تبدأ بتنظيم كل وثيقة، وكل شركة، وكل مستخدم على حدة.»
بنية تحتية بمستوى المؤسسات الكبرى، واجهة بسيطة
صمّمت وبنيت منصة أرشيف رقمية متكاملة لتكون المرجع المركزي والوحيد لجميع وثائق وسجلات الشركات. كل شيء — وثيقة، مراسلة، حساب بنكي، ممثل قانوني — تتمحور حول الكيان التجاري كجوهر أساسي للنظام.
قاعدة البيانات
تخزين الملفات
قائمة المهام
التنبيهات
كل شيء في مكانه
أرشيف الوثائق
رفع وتصنيف وتنظيم جميع وثائق الشركة في مكان واحد مع تواريخ الإصدار والانتهاء وتصنيف السرية.
إدارة المراسلات
تتبع البريد الوارد والصادر والداخلي مع إمكانية ربط المراسلات بسلاسل المراسلات مع إمكانية إدراج مرفقات متعددة.
البحث داخل المحتوى (OCR)
النظام يقرأ ما بداخل الملفات المرفوعة بما فيها ملفات PDF الممسوحة، ويدعم العربية والإنجليزية.
السجلات البنكية
تخزين حسابات الشركات البنكية وأرقام الحسابات وتوقيعات التفويض في مكان واحد محمي.
صلاحيات متدرجة
أدوار عامة (مدير / محرر / مُشاهد) وصلاحيات تفصيلية لكل شركة على حدة لكل مستخدم.
سجل كامل للأحداث
كل إجراء في النظام موثّق بالمستخدم والوقت — لضمان المساءلة الكاملة والشفافية التامة.
ملاحظات وتذكيرات
ملاحظات شخصية وتذكيرات مجدولة مع تصلك عبر تطبيق واتساب والإشعارات الفورية.
لوحة تحكم حية
إحصاءات فورية — مجموع الوثائق، النشاط الأخير، الوثائق قاربت على الانتهاء.
تنبيهات تصلك أينما كنت
عندما تقترب وثيقة من انتهاء صلاحيتها، يرسل النظام تنبيهات تلقائية عبر ثلاث قنوات متوازية. لا يزعج المستخدم بالإشعارات اليومية، بل تتم جدولته بذكاء على فترات أسبوعية: يوم 30، يوم 23، يوم 16...
إشعار داخل التطبيق
تنبيه فوري يظهر في قائمة الإشعارات ويُحدّث لوحة التحكم مباشرة.
إشعار فوري على الهاتف
Firebase FCM يضمن وصول التنبيهات لجميع الأجهزة المسجلة، حتى عندما تكون الهواتف مقفلة.
رسالة واتساب
رسالة تلقائية عبر WhatsApp Business API تحمل تفاصيل الوثيقة ومدة الانتهاء.
البحث في النصوص داخل الملفات
معظم الأنظمة تبحث بالاسم فقط. بينما يقوم هذا النظام بتحليل وقراءة محتوى الوثيقة باستخدام تقنية OCR — حتى ملفات PDF الممسوحة ضوئياً.
رفع الملف
يرفع المستخدم الوثيقة (PDF أو صورة) عبر واجهة السحب والإفلات.
التحقق من الصلاحيات
النظام يتحقق من امتلاك المستخدم للصلاحيات اللازمة رفع وثائق لهذه الشركة تحديداً.
رفع للسحابة — AWS S3
تُحفظ الملفات في مسارات منظمة: companies/{id}/documents/{file}
استخراج النص — Tesseract OCR
كل صفحة من PDF تُحوّل لصورة في الذاكرة، ثم يقرأها نموذج عربي-إنجليزي مشترك eng+ara.
فهرسة المحتوى للبحث
النص المستخرج يُحفظ ومرتبط بالوثيقة — جاهز للبحث الكامل في ثوانٍ.
الشخص المناسب يرى ما يخصه فقط
طبقتان من الحماية: دور عام على مستوى النظام، وصلاحية تفصيلية لكل شركة على حدة.
مدير
- الوصول الكامل لجميع الوثائق بما فيها السرية
- إدارة المستخدمين والصلاحيات
- الحسابات البنكية والسجلات الخارجية
محرر
- رفع وتعديل الوثائق داخل شركاته المُخصصة
- إدارة المراسلات والمرفقات
- لا وصول للوثائق السرية أو البنكية
مشاهد
- قراءة فقط — لا رفع، لا تعديل
- تقتصر صلاحيته على الشركات المخصصة له فقط
فرض الصلاحيات على مستوى قاعدة البيانات
الصلاحيات لا تُفلتر بعد الجلب — بل تُدمج في استعلام SQL نفسه عبر INNER JOIN، مما يجعل تسريب البيانات مستحيلاً هيكلياً.
الأدوات خلف الستار
الخلفية — Backend
الواجهة الأمامية — Frontend
التكاملات — Integrations
البنية التحتية — Infrastructure
ما تغيّر بعد الإطلاق
جميع وثائق الشركات في مكان واحد منظّم وقابل للبحث — مما يضع حداً للاعتماد على محركات الأقراص والخزائن الورقية
لا تواريخ انتهاء تمر دون تنبيه — يقوم النظام بمتابعة كل وثيقة ويُنبّه عبر ثلاث قنوات تلقائياً
الوثائق السرية محمية — المدراء فقط يرون ما هو مُصنّف سري، مفروض على مستوى قاعدة البيانات
إيجاد أي وثيقة في ثوانٍ من خلال البحث في نصوصها — حتى ملفات PDF الممسوحة باللغتين
كل إجراء موثّق — من رفع ملف إلى تعديل سجل، مع تسجيل دقيق لبيانات المستخدم ووقت التنفيذ
إضافة شركة جديدة أو مستخدم جديد وتحديد صلاحياته التفصيلية يستغرق ثوانٍ — لا تعديل في الكود